Eigene Halle oder Kontraktlogistik? Eine Entscheidungshilfe

Ob Kontraktlogistik oder eigenes Lager besser ist, hängt vor allem an drei Faktoren: wie planbar Ihre Mengen sind, wie eng das Lager mit Ihrer Produktion oder Ihrem Service verzahnt ist und ob Sie Lagerpersonal und Lagertechnik selbst führen wollen. Planbare, hohe Mengen und enge Verzahnung sprechen für eine eigene Halle; stark schwankende Mengen, neue Märkte und fehlendes Logistik-Know-how für einen Dienstleister. Die Entscheidung sollte auf einem Vollkostenvergleich beruhen, nicht auf der Miete.

Die Größenordnung zeigt, wie verbreitet das Auslagern ist: Logistikdienstleister stellten von Januar bis September 2026 in Düsseldorf 56,1 % des Flächenumsatzes und im Ruhrgebiet 70,8 %. In Köln waren es 75,3 %, nach 33,6 % im Vorjahreszeitraum, getragen von wenigen großen Abschlüssen.¹²³ Wie viel davon Dienstleister für Kunden aus Handel und Industrie betreiben, weisen die Berichte nicht aus.

Was Kontraktlogistik eigentlich ist

Von Kontraktlogistik spricht man, wenn ein Dienstleister über einen längeren Vertrag mehrere Logistikleistungen für einen Kunden übernimmt: Lagerung, Kommissionierung, Verpackung, Versand, je nach Vertrag auch Retouren, Etikettierung oder kleine Montagen. Im Unterschied zur reinen Lagerung gegen Stellplatzpreis sind die Prozesse auf den Kunden zugeschnitten, manchmal in einer eigens dafür angemieteten Halle.

Es gibt grob drei Modelle:

Dazwischen gibt es Mischformen, etwa eine eigene Halle, deren Betrieb ein Dienstleister übernimmt. Dann tragen Sie den Mietvertrag, der Dienstleister das Personal.

Entscheidungsmatrix: eigene Halle oder Dienstleister?

Gehen Sie die Kriterien durch und notieren Sie, in welche Spalte Ihr Betrieb fällt. Eine klare Mehrheit ist meist ein guter Hinweis, ersetzt aber nicht die Rechnung.

Am ehesten kippt die Entscheidung nach unserer Einschätzung an der Verzahnung. Ein Ersatzteillager, das Techniker im Außendienst täglich bis 18 Uhr beliefert, oder ein Materiallager neben der Produktion lässt sich schwer auslagern, auch wenn die Rechnung knapp für den Dienstleister spricht.

Der Kostenvergleich: Vollkosten gegen Angebot

Die Miete einer Halle ist nur ein Teil der Kosten. Wer eigene Lagerkosten mit einem Dienstleisterangebot vergleicht, muss alles auf eine Seite schreiben:

Ein Dienstleisterangebot besteht typischerweise aus Lagergeld je Palettenplatz und Zeitraum, Gebühren je Bewegung und Zusatzleistungen. Rechnen Sie es mit Ihren echten Mengen aus dem letzten Jahr durch, Monat für Monat. Erst dann sehen Sie, wie sich Spitzen und Täler auswirken.

Wie Sie aus Quadratmetern Kosten je Stellplatz machen, steht im Artikel Lagerfläche mieten: Kosten je m² und je Palettenstellplatz. Die dortige Beispielrechnung lässt sich direkt für Ihren Vergleich verwenden.

Was im Logistikvertrag stehen sollte

Ein Hallenmietvertrag ist ein vergleichsweise einfaches Dokument. Ein Kontraktlogistikvertrag ist komplexer, weil er neben der Fläche vor allem Leistungen beschreibt. Achten Sie auf diese Punkte:

• Leistungsbeschreibung: Welche Prozesse, welche Zeiten, welche Ausnahmen? Was nicht drinsteht, kostet extra.
• Kennzahlen: Lieferfähigkeit, Fehlerquote, Durchlaufzeiten. Mit klaren Messregeln und Folgen bei Verfehlung.
• Preise und Anpassung: Wie werden Lohn- und Energiesteigerungen weitergegeben, einmal im Jahr oder laufend?
• Haftung: Prüfen Sie, ob der Vertrag oder einbezogene Geschäftsbedingungen die Haftung der Höhe nach begrenzen, etwa je Kilogramm oder je Schadensfall. Bei hochwertiger Ware kann eine solche Grenze unter dem Warenwert liegen. Prüfen Sie die Haftungsgrenzen und Ihre eigene Versicherung.
• Laufzeit und Ausstieg: Wie lange läuft der Vertrag, mit welcher Frist kommen Sie heraus, und wie wird die Ware am Ende übergeben?
• Daten und Systeme: Wem gehören die Bestandsdaten, welche Schnittstellen gibt es, wie schnell sind sie bei einem Wechsel verfügbar?

Wenn Sie ein bestehendes Lager mit eigenem Personal an einen Dienstleister übergeben, kann das ein Betriebsübergang nach § 613a BGB sein. Dann gehen die Arbeitsverhältnisse auf den neuen Betreiber über.⁴ Das lässt sich im Einzelfall gestalten, sollte aber früh arbeitsrechtlich geprüft werden.

Sonderfälle: Kühlware und Gefahrstoffe

Bei temperaturgeführter Ware und Gefahrstoffen verschiebt sich die Rechnung tendenziell zugunsten des Dienstleisters. Der Grund ist einfach: Die passende Halle ist knapp und teuer, und die Pflichten aus Lebensmittel-, Arbeitsschutz- und Wasserrecht sind aufwendig. Ein Dienstleister mit genehmigtem Gefahrstofflager oder Tiefkühlhaus verteilt diese Kosten auf viele Kunden.

Umgekehrt bleiben bestimmte Pflichten bei Ihnen, auch wenn ein Dienstleister lagert. Für Lebensmittel etwa müssen Sie sicherstellen, dass die Kühlkette und die Dokumentation stimmen. Was ein eigenes Kühllager technisch und finanziell bedeutet, beschreibt der Artikel Kühllager mieten.

So treffen Sie die Entscheidung in vier Schritten

1. Mengengerüst erstellen

   Stellplätze, Bewegungen und Aufträge je Monat aus den letzten zwölf bis 24 Monaten, dazu eine Prognose für drei Jahre.

2. Eigene Lösung durchrechnen

   Flächenbedarf je nach Lagerart, Miete, Ausstattung, Personal, IT und Leerkosten. Für die Wahl der Regaltechnik hilft der Artikel Hochregal, Fachboden oder Blocklager.

3. Zwei bis drei Dienstleisterangebote einholen

   Mit derselben Ausschreibung und denselben Mengen, damit die Angebote vergleichbar sind.

4. Qualitativ abwägen

   Kontrolle, Flexibilität, Risiko, Bindung. Die Entscheidungsmatrix oben hilft, das nicht nur aus dem Bauch zu entscheiden.

Wenn die Rechnung für die eigene Halle spricht, beginnt die Flächensuche. Gerade bei mittleren Größen sind gute Hallen in NRW knapp; in Köln betrafen in der ersten Jahreshälfte 2026 etwa 66 % der Abschlüsse Einheiten bis 3.000 m².⁵ Für Unternehmen mit weniger als etwa 1.500 Palettenplätzen und ohne eigenes Logistikpersonal halten wir den Dienstleister für den besseren Start: Man lernt die eigenen Mengen kennen, ohne sich zehn Jahre an eine Halle zu binden, und kann später mit echten Zahlen über eine eigene Fläche entscheiden. Wer seine Anforderungen früh kennt, hat bessere Karten.